Echipa CEPARU&IRIMIA CONSULTING SRL

Managementul contractului de achiziţie publică reprezintă unul din domeniiile neglijate de către autorităţile contractante. În practică, accentul este pus pe procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică deși aceasta necesită, de obicei, o perioadă de timp mai scurtă decât punerea în aplicare a contractului însuși. Fară a reduce importanța procedurii de achiziție publicăîn atribuirea contractului, trebuie subliniat faptul că beneficiile reale ale procesului de achiziție publică pot fi obținute numai după ce contractul este atribuit, motiv pentru care trebuie acordată o atenție mai mare asigurării implementării contractului în modul în care acesta a fost intenţionat şi agreat.

Managementul contractului se ocupă, în principal, cu gestionarea riscurilor în perioada de după atribuire, scopul său principal fiind acela de a monitoriza performanța, pentru a se asigura că obiectivele contractului sunt îndeplinite la timp și în limitele bugetului, precum și de a detecta orice aspect care s-ar putea derula necorespunzător și de a găsi un remediu (inclusiv suspendarea sau rezilierea contractului), înainte de a fi prea târziu.[1]

De cele mai multe ori, în cazul în care un operator economic îşi dă seama că autoritatea contractantă nu monitorizează derularea contractului, acesta poate deveni nepăsător şi livrarea va fi mai puţin dacât acceptabilă, sau poate crea şi necesita variaţii care nu au fost prevăzute în contract.[2]

Este greşită ideea că managementul contractului intra în atribuţiile compartimentului specializat în achiziţiile publice, din cadrul autorităţii contractante. De aceea este important, ca înca din faza de atribuire a contractului de achiziţie publică, să se stabilească persoanele sau entităţile responsabile pentru managementul contractului.

Este absolut esențial ca, cei care au datoria să se asigure că autoritatea contractană va obţine tot ceea ce a negociat în cadrul procedurii de atribuire a contractului, să fie competenţi în practicile de administrare a contractului, loiali și conștienţi de conținutul și limitele mandatului de delegare de autoritate de la ordonatorul de credite.

În Ghidul de bune practici în administrarea contractului, elaborat de USA Office of Federal Procurement Policy[3], au fost identificate o serie de probleme în managementul contractului şi sugerate soluţii, cum ar fi:

I. RESPONSABILITĂŢI DE ORDIN TEHNIC ÎN MANAGEMENTUL CONTACTULUI

  • Lipsa de instruire a pesoanelor însărcinate cu managementul contractului, privind îndatoririle ce le revin. Este necesară stabilirea unui program de instruire și certificare a personalului tehnic responsabil pentru a performa în îndeplinirea sarcinilor și a întări funcţia de management a contractelor.

  • Lipsa unei colaborări bine definite în faza de pre-atribuire a contractului între compartimentul specializat în procedurile de atribuire a contractului de achiziţie publică şi pesoanele responsabile cu managementul contractului. Este esenţial un parteneriat între personalul tehnic responsabil de managementul contractului şi personalul din compartimentul specializat în derularea procedurilor de atribuire a contractului de achiziţie publică, întrucât aceste două categorii de funcţionari asigură împreună succesul procesului de achiziţie publică.

  • Roluri şi responsabilităţi nedefinite ale personalului tehnic însărcinat cu managementul contractului. Personalul tehnic însărcinat cu managementul contractului ar trebuie să fie responsabil cu următoarele:

  1. Dezvoltarea uni plan de administrare a costurilor efective ale contractului.

  2. Urmărirea planului pentru monitorizarea performanţei contractului.

  3. Informarea în timp util a ordonatorului de credite asupra oricăror dificultăţi tehnice sau contractuale apărute pe parcursul derulării contractului.

  4. Informarea contractantului asupra abaterilor de la conformitate cu cerinţele tehnice ale contractului şi dovedirea de angajament în îndeplinirea obiectivelor, în special în cazul în care contractorul nu face corecturile necesare.

  5. Coordonarea accesului personalului contractantului pe şantier, dacă este cazul.

  6. Evaluarea propunerilor şi participarea la negocieri privind schimbări, modificări şi pretenţii, la cererea ordonatorului de credite.

  7. Păstrarea unui dosar, care să conţină următoarele: contractul şi actele adiţionale, toată corespondenţa contractului, inspecţii, înregistrări, notificări şi conversaţii cu contractorul, facturi, dispoziţia de numire a responsabilului tehnic cu managementul contractului, rapoarte de deplasare.

  8. Efectuarea inspecţiei/recepţiei finale a lucrării, incluzând avizarea/aprobarea rapoartelor.

  • Lipsa precizării limitelor de autoritate. Personalul tehnic însărcinat cu managementul contractului trebuie să evite următoarele:

  1. Atribuirea, agreerea privind modificarea, majorarea scopului sau valorii contractului, sau semnarea oricărui contract.

  2. Să îşi ia angajamente sau să facă promisiuni (în scris sau verbal) oricărui contractant.

  3. Să dea instrucţiuni (în scris sau verbal) contractantului să înceapă sau să întrerupă execuţia lucrărilor.

  4. Să direcţioneze schimbări (în scris sau verbal).

  5. Să autorizeze livrarea sau să dispună asupra bunurilor furnizate, proprietate a autorităţii contractante.

  6. Să angajeze obligaţii în sarcina autorităţii contractante.

  7. Să fie de acord cu abateri de la sau în legătură cu orice termeni sau condiţii ale contractului.

  8. Schimbarea perioadei de execuţie/prestare/furnizare.

  9. Să autorizeze subcontractarea sau utilizarea de consultanţi.

  10. Autorizarea depăşirilor de termene.

  11. Să autorizeze executarea unui contract în numele autorităţii contractante

  • Monitorizarea şi supravegherea neadecvată a contractului. Dezvoltarea unui plan de management al contractului este esenţială pentru o administrare bună a acestuia. Indiferent de forma de monitorizare utilizată, trebuie evitat ca interferenţele în operaţiunile contractantului ale personalului tehnic responsabil cu managementul contractului să nu fie doar motiv de neînţelegeri între părţile contractante.

  • Lipsa stimulentelor acordate personalului personalului tehnic responsabil cu managementul contractului.

II. RESPONSABILITĂŢI DE ORDIN FINANCIAR ÎN MANAGEMENTUL CONTRACTULUI

Autoritatea contractantă se aşteaptă din partea contractantului ca acesta să îndeplinească toate cerinţele contractului privind cantitatea, calitatea şi termenele. În egală măsură, contractantul aşteaptă îndeplinirea de către autoritatea contractantă a obligaţiei de corectitudine şi punctualitate a plăţii pentru bunurile/serviciile/lucrările recepţionate.

Un plan sau o procedură pentru respectarea rapidă şi eficientă a acestei obligaţii sunt la fel de importante ca şi planul de monitorizare a personalului tehnic. Astfel, este obligatoriu pentru funcţionarii din compartimentele de achiziţii şi financiar – contabil să-şi înţeleagă clar rolurile şi responsabilităţile legate de vizarea şi procesarea facturilor. Aceasta va asigura că plata este făcută doar pentru contractanţii care îşi îndeplinesc obligaţiile în conformitate cu termenii şi condiţiile contractului.

Este esenţial ca aceste sarcini să fie discutate cu contractantul şi personalul tehnic însărcinat cu managementul contractului în timpul întâlnirilor pregătitoare de după atribuirea contractului.

Un aspect important al avizării, aprobării şi procesării facturilor este buna comunicare între contractant, responsabilul tehnic şi cel financiar, pentru a se asigura că plata este efectuată la timp.

  • Roluri şi responsabilităţi neclare ale responsabililor de achiziţii, tehnici şi financiari în ceea ce priveşte avizarea şi aprobarea facturilor.

Deşi propunerea pentru aprobare este obţinută de la responsabilul tehnic, autoritatea de a aproba sau respinge plata revine managerului de contract. Crearea unei bune relaţii de colaborare între managerul de contract, responsabilul tehnic şi cel financiar este esenţială pentru procesul de avizare şi de aprobare a facturilor.

Propunerea de aprobare a facturii de către responsabilul tehnic implică faptul că, potrivit celor mai înalte standarde ale acestuia, natura, tipul şi cantitatea prestării sau materialelor consumate sunt în total acord cu progresul lucrării contractate.

Managerul de contract şi responsabilul financiar trebuie întotdeauna să verifice acurateţea matematică a facturii pentru a se evita o plată suplimentară a contractantului.

  • Avizare şi aprobare superficială de către managerul de contract a facturilor pentru costuri rambursate înainte de termenul de plată. Este nevoie de o analiză mai amănunţită a facturilor pentru a se asigura că nu sunt suportate prematur costuri şi că acestea sunt corelate cu progresul lucrării aflate sub contract.

  • Îndrumare insuficientă a personalulului tehnic privind modul de avizare a facturilor. Când avizează rambursarea cheltuielilor contractuale, persoanlul tehnic trebuie să verifice data facturii în conformitate cu perioada de performare a contractului, pentru a se asigura că respectivele costuri sunt facturate la momentul potrivit şi să compare indicatorii costurilor facturate cu cei ai costurilor ofertate, pentru a se asigura că cheltuielile indirecte sunt calculate corect.

Aceste măsuri, împreună cu monitorizarea activităţii contractantului, ajută responsabilii tehnici însărcinaţi cu managemetul contractului să determine dacă sumele solicitate la plată sunt rezonabile pentru perioada acoperită de factură.

O listă de verificare (checklist) sau o altă formă de reexaminare a facturii, care include principalele categorii de costuri (forță de muncă, transport, consumabile, alte costuri directe, costuri de subcontractare), poate fi un instrument util în avizarea facturilor pentru a determina caracterul rezonabil al costurilor declarate ale contractantului. Lista de verificare are rolul de a-i reaminti responsabilului de avizare să verifice toate categoriile de costuri înainte de a recomanda aprobarea plăţii facturii.

  • Lipsa evaluării rezonabile a costurilor directe atunci când se aprobă facturile (Sunt evaluate doar progresul tehnic şi calitatea produselor şi serviciilor).

  • Lipsa verificărilor pentru aprobarea indicatorilor costurilor indirecte.

  • Politici şi proceduri insuciente pentru înregistrarea şi aprobarea facturilor.

  • Insuficienţa informaţiilor din factură, pentru efectuarea controlului documentar în vederea determinării admisibilităţii şi rezonabilităţii costurilor solicitate. Stabilirea de prevederi contractuale cuprinzând instrucţiuni privind detalierea facturii furnizează informaţii contractantului privind completarea corespunzătoare a facturii.

  • Întârzieri în procesarea facturilor. Standardele de performanţă privind plata promptă pot ajuta la detectarea punctelor slabe ale procesului şi astfel pot îmbunătăţi relaţiile de afaceri cu contractanţii şi pot reduce costurile autorităţii contractante.

  • Documentare, evidență, și urmărire insuficientă a facturilor.

Menținerea unui jurnal de plată a facturilor, fie manual, fie în format electronic, în dosarul contractului, ajută la urmărirea costurilor și taxelor (dacă este cazul) pentru verificarea costurile contractuale și a taxelor solicitate de contractant.

Păstrarea în dosarul contractului, a unei copii a fiecărei facturi achitate ajută la asigurarea unei responsabilităţi corespunzătoare.

III. ARANJAMENTELE FINALE ALE CONTRACTULUI (CLOSEOUT)

 

Un alt aspect important al administrării contractului îl reprezintă procedura de finalizare a contractului (closeout)[4]. Procedura de finalizare a contractului începe atunci când toate serviciile au fost efectuate și produsele livrate. Finalizarea în mod real a unui contract se poate produce la sfârşitul perioadei de garanţie, de reţinere a garanţiei de bună execuţie a contractului, sau de răspundere pentru vicii. Procedura de finalizare a contractului (Closeout) se încheie atunci când toate acțiunile administrative au fost efectuate, toate litigiile soluționate, iar plata finală s-a făcut. Procesul poate fi simplu sau complex, în funcție de tipul de contract.

Stagiile finale premergătoare închiderii pot include, de exemplu:

  • Inspecţia comună a cerinţelor îndeplinite.

  • Lista obiecţiunilor.

  • Documentele finale completate şi arhivate.

  • Punerea în funcţiune şi testarea.

  • Predarea/recepţia de către autoritatea contractantă.

  • Perioada de garanţie, de reţinere sau de răspundere pentru vicii.

  • Eliberarea certificatului final.

  • Decontarea finală convenită şi efectuarea plăţilor finale.

  • Restituirea oricăror scrisori de garanţie de bună execuţie, sume reţinute sau alte forme de garantare.

  • Încetarea formală a contractului.

O problema majoră în finalizarea contractului o reprezintă lipsa unei coordonări între compartimentul de achiziţii, compartimentul financiar, compartimentul tehnic şi contractant.

 

-//=

[1] http://www.procurementclassroom.com/contract-administration/

[2] http://www.avocat-achizitii.com/wp-content/uploads/2013/03/Managementul-contractelor-de-achizitie-publice-Ceparu-si-Irimia.pdf

[3] http://www.acquisition.gov/bestpractices/bestpcont.html

[4] http://www.avocat-achizitii.com/wp-content/uploads/2013/03/Managementul-contractelor-de-achizitie-publice-Ceparu-si-Irimia.pdf

bad_do
Copyright 2013 C&I-C
Toate drepturile rezervate

Bucuresti, Sector 5, str. dr. Grigore Romniceanu, nr.3C - Brussels, 1 Avenue de la Renaissance, 1000, Tel/Fax: +40.21.313.14.16 Pagina contact